Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Излишки и недостачи имущества в казенном учреждении: оформление и учет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Счет 94 предполагает следующие типичные проводки:
- ДТ94 КТ01. Недостача ОС по их остаточной стоимости.
- ДТ94 КТ03. Активов, которые используются для передачи в аренду.
- ДТ94 КТ07. Техники, которая нуждается в сборке.
- ДТ94 КТ08. ТМЦ, входящих в структуру внеоборотных активов.
- ДТ94 КТ10. Материалов.
- ДТ94 КТ11. Павших животных.
- ДТ94 КТ16. Списание сумм отклонений, которые относятся к недостающим или порченным ТМЦ.
- ДТ94 КТ19. Списание размера НДС по порченным ценностям.
- ДТ94 КТ20. Фиксация недостач, обнаруженных в рамках основного производства.
- ДТ94 КТ21. Отражение недостачи полуфабрикатов, изготовленных на самом предприятии.
- ДТ94 КТ23. Отражение недостач, обнаруженных в побочном производстве.
- ДТ94 КТ29. Недостачи, обнаруженные в обслуживающих производствах.
- ДТ94 КТ41. Недостача товаров.
- ДТ94 КТ42. Сторнирование наценки по продукции, выбывшей вследствие порчи.
- ДТ94 КТ43. Недостача изготовленной продукции.
- ДТ94 КТ44. Списание трат на продажу активов, которые относятся к испорченной и недостающей продукции.
- ДТ94 КТ45. Отражение недостачи активов, ранее зафиксированных как отгруженные.
- ДТ94 КТ50/1. Отражение недостачи денег, обнаруженной при проверке кассы.
- ДТ94 КТ50/2. Отражение недостачи бумаг, связанных с денежными расчетами, выявленной при ревизии кассы.
- ДТ94 КТ60. Отражение недостачи при приемке ТМЦ, которые направленны поставщиками.
- ДТ94 КТ71. Отражение подотчетных сумм, если они были потрачены необоснованно или по ним не отчитались.
- ДТ94 КТ73/2. Размер ущерба, отнесенный за счет сотрудника и не подлежащий взысканию. Запись подтверждается документом, согласно которому взыскание может не выполняться (к примеру, это может быть судебное решение).
- ДТ94 КТ76/2. Сумма недостач и потерь, прежде отнесенная за счет поставщиков. Не подлежит взысканию.
Основания для проведения описи имущества
Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.
Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:
- любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
- продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
- кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.
Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.
Как удержать недостачу с виновных лиц
Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.
Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.
Важно! Под недостачей понимают выявленную при полном или частичном пересчете какой-либо группы товаров разницу между данными бухучета и фактическим остатком на текущий момент времени.
Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации является распоряжение Минфина №49. Согласно данного документа, первоначальными действиями инвентаризационной комиссии при получении результатов являются:
- Установить степень ответственности каждого причастного лица.
- Истребовать дебиторскую задолженность, которая находится под сомнением, осуществить перевод незавершенного бартера и имеющихся долгов.
- Составить опись ценностей, признанных непригодными, либо неподлежащими восстановлению.
- Выявить причины излишков или недостачи.
- Получить пояснения по факту недостачи.
Недостача при инвентаризации: проводки
Важно! В результате проведенной инвентаризации может быть выявлена не только недостача ценностей, но и излишек. Кроме того, возможен также и такой результат, как пересортица. Она означает, что с остатка требуется снять одни наименования, а другие оприходовать.
Порядок отражения в бухгалтерском учете будет следующим:
- При выявлении излишка, ценности приходуют на момент проведения инвентаризации. Приходуются они по рыночной цене, если иной порядок не предусмотрен внутренними правилами компании. Денежные показатели относят на финансовые результаты вместе с иными расходами, или на доходы в НКО.
- Если недостача попадает под естественную убыль, то суммы списывают как расходы, либо как издержки. Если недостача превышает естественную убыль, то списание происходит за счет виновных лиц. Если виновных установить не удалось, то списание производится на финансовые результаты.
Основные проводки при списании недостачи:
| Списание | Проводки | |
| Д | К | |
| По ТМЦ | 94 | 10 |
| По основным средствам | 94 | 01 |
| По готовой продукции | 94 | 41 (43) |
| По естественной убыли | 20 (25,44) | 94 |
| За счет виновных лиц | 73 | 94 |
| На прочие расходы | 91.2 | 94 |
Списание недостачи возможно при соблюдении следующих условий:
При соблюдении вышеперечисленных факторов, можно приступать непосредственно к списанию. Порядок при этом будет следующим:
| Порядок действий | Что в себя включает |
| Издание приказа | Руководитель издает соответствующий приказ (если внутренними документами компании не предусмотрено иное) |
| Списание | Списание производится с кредита в дебет по счету, предусмотренному порядком учета |
| Покрытие расходов | Если требуется покрытие транспортных расходов, а также оплата труда лицам, проводившим инвентаризацию, то к этому же счету по дебету также следует добавить требуемую сумму |
| Сопоставление данных | Из бухгалтерии поступают расчеты по нормам естественной убыли, которые сопоставляются с фактической недостачей. Если недостача превышает, то проводится списание. |
| Восстановление НДС | НДС может быть восстановлен или нет. В случае восстановления, он отражается по дебету. |
Недостача при инвентаризации: проводки
Важно! В результате проведенной инвентаризации может быть выявлена не только недостача ценностей, но и излишек. Кроме того, возможен также и такой результат, как пересортица. Она означает, что с остатка требуется снять одни наименования, а другие оприходовать.
Порядок отражения в бухгалтерском учете будет следующим:
Основные проводки при списании недостачи:
| Списание | Проводки | |
| Д | К | |
| По ТМЦ | 94 | 10 |
| По основным средствам | 94 | 01 |
| По готовой продукции | 94 | 41 (43) |
| По естественной убыли | 20 (25,44) | 94 |
| За счет виновных лиц | 73 | 94 |
| На прочие расходы | 91.2 | 94 |
Основания для проведения описи имущества
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.
Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:
Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.
Рекомендуемый сроки проведения инвентаризации
- Хлебобулочные изделия — не реже чем раз в неделю;
- Фрукты и овощи — не реже чем раз в неделю;
- Колбасные изделия — не реже чем раз месяц;
- Охлажденка, заморозка — не реже чем раз в неделю;
- Сигареты — не реже чем раз в месяц;
- Алкоголь — не реже чем раз в месяц;
- Весовые конфеты — не реже чем раз в месяц;
- Критические позиции — все что маленькое и дорогое или же подвержено частому хищению — требует ежедневного пересчета;
- Товары без движения — товары по которым не было продаж в течении 7 дней.
- Позиции с отрицательными остатками — требуют ежедневного пересчета.
Применение КВР и КОСГУ в 2022 году для бюджетных учреждений
Кроме того, в 2022 году у учреждений не будет права выбора подстатьи КОСГУ для начисления НДС и налога на прибыль. В соответствии с положениями Порядка N 209н операции по начислению налогов, объектом налогообложения для которых являются доходы (прибыль) учреждения, по начислению НДС по доходам от произведенных продаж, выполненных работ, оказанных услуг относятся на подстатью 131 «Доходы от оказания платных услуг (работ) » КОСГУ.
- пособие за первые три дня временной нетрудоспособности за счет средств работодателя, в случае заболевания работника или полученной им травмы;
- выходные пособия и компенсации работникам при их увольнении;
- ежемесячные компенсационные выплаты в размере 50 рублей персоналу, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и другие.
Бюджет проводки возмещение недостачи из зарплаты
Автомобиль находится в оперативном управлении и учитывается по виду деятельности «1» (бюджетная деятельность). Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба производится по распоряжению работодателя в пределах среднего заработка и удерживается из заработной платы.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику). Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через три рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу. Обратите внимание: с 1 января 2022 года изменен порядок выдачи подотчетных сумм.
Правило 2. Составить план-график инвентаризации
Если по результатам инвентаризации выявлены неучтенные объекты нефинансовых активов, следует это отразить следующей проводкой: Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 10000000 «Нефинансовые активы»- кредит счета 40110180 «Прочие доходы».
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Он вводит понятие «горизонтальные субсидии». Они могут быть направлены от региона к региону или от муниципалитета к муниципалитету.
В процессе инвентаризации, проводимой в учреждении перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности, была выявлена пропажа компьютера. Он относится к особо ценному имуществу и ранее был приобретен за счет средств от приносящей доход деятельности. Первоначальная стоимость ЭВМ — 54 000 руб. По нему была начислена амортизация в сумме 14 000 руб.
Начисление штрафных санкций проводки у бюджетного учреждения в 2021 году
На счетах бухгалтерского учета недостача отражается в том месяце, в котором была завершена инвентаризация (на дату составления акта инвентаризационной комиссии) (п. 5.5 Методических указаний N 49).
Недостачу и порчу материальных запасов (ценностей) в пределах норм естественной убыли необходимо списать на расходы текущего финансового года на основании распоряжения (приказа) руководителя бюджетного учреждения и актов по ф. 0504230 «Акт о списании материальных запасов» и 0504143 «Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря».
Всегда готовы помогать в правовых вопросах для всех категорий населения. Размещайте свои вопросы, мы быстро проконсультируем Вас. Постоянное обновление информации.
В ходе инвентаризации может быть выявлено, что отсутствуют те или иные части основного средства в результате их порчи или хищения. Например мониторы к компьютерам. Таким образом, использование самого основного средства становится невозможным. Как быть в этой ситуации? Возможны два варианта.
Встречаются и более сложные ситуации, которые также следует классифицировать как недостачу: когда фактический остаток материальных ценностей соответствует данным учета, но сами данные учета неверны. В таком случае следует сначала исправить данные учета и только тогда сравнить фактический остаток с данными учета. И если остаток по данным учета превысит фактическое наличие, это и будет недостачей.
В бухгалтерском учете организации государственного сектора стоимость материальных запасов, выявленных в результате недостачи, относится в дебет счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами». Тот же самый принцип применяют и в отношении имущества. Дает имущество учредитель? Значит, отражаем его по коду «4». Дает имущество иное юридическое или физическое лицо? Раз это не учредитель, значит, отражаем по коду вида финансового обеспечения «2», даже если имущество поступает от бюджетного учреждения, созданного тем же самым учредителем.
Документальный аспект играет здесь ключевую роль. Любой выявленный результат изначально должен быть задокументирован. Часто, если не слишком большие объемы ценностей, заводится специальный акт сверки, в котором указывается полный перечень вещей на балансе. Далее там отмечают, что имеется по факту.
Если объемы слишком велики, то в акт необходимо просто занести расхождения. После этого уже будут изданы приказы о том, как наказать виновных. При этом необходимо подготовить документы, подтверждающие соблюдение всех превентивных мер. К примеру, если кладовщик докажет, что складу не обеспечена надлежащая защита от воров, то обвинить его в чем-то будет сложно.
Если не превышен разрешенный для списания объем естественной убыли, то после этого дополнительно составляется акт о списании недостачи.
Если организация на упрощенке выбрала объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, в расходы при расчете единого налога включите только сумму недостачи в пределах норм естественной убыли (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, расходы в виде сумм нанесенного ущерба сверх норм естественной убыли не уменьшают налоговую базу. Этих затрат нет в перечне расходов, которые можно учитывать при расчете единого налога (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Если организация на упрощенке выбрала в качестве объекта налогообложения доходы, то сумму недостачи при расчете единого налога не учитывайте. Пунктом 3 статьи 346.21 Налогового кодекса РФ это не предусмотрено.
Если недостачу имущества возмещает виновное лицо, учтите ее в составе доходов при расчете единого налога независимо от того, какой объект налогообложения выбрала организация (абз. 3 п. 1 ст. 346.15, п. 3 ст. 250 НК РФ). Недостачу включите в доходы в момент возмещения сотрудников ущерба (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Например, в день внесения денежных средств сотрудником в кассу организации.