Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять сотрудника на работу? Краткое руководство для предпринимателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главный документ каждого официально работающего человека – трудовая книжка. В нее заносятся сведения о квалификации гражданина, смене им работодателя и о должностях занимаемых сотрудником. Также имеются сведения о поощрениях и наказаниях работника. Именно по указанным здесь данным можно восстановить, при необходимости, общий трудовой стаж.
Кто может вносить запись в трудовую книжку
Кадровики и делопроизводители обычно хорошо осведомлены о том, что соответствующую запись об окончании трудовых взаимоотношений необходимо закрепить двумя подписями и печатью. Действительность, к сожалению, изобилует примерами нарушения процедуры заверения записи.
Даты внесения записи пишутся арабскими цифрами в формате: ЧЧ. ММ. ГГГГ. Напротив, в третьей графе, пишется, что сотрудник принят на соответствующую должность. В четвертой графе вписывается основание принятия на должность: выписка из приказа от такого-то числа за таким-то номером. Сокращения в записи не допустимы.
Разговоры об отмене трудовых книжек ведутся давно. Однако заявлять об анахронизме трудовой книжки весьма преждевременно. В статье мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете.
Запись в трудовой книжке (при отсутствии отдела кадров или кадровика) делает лицо или отдел, который отвечает за документацию в фирме. Обычно, это бухгалтерия или просто главный бухгалтер. У меня именно так и сделаны несколько записей в трудовой книжке. Иногда запись делает руководитель фирмы, если он совмещает в одном лице и бухгалтерию (это если фирма очень маленькая).
Нет кадровика кто ведет кадры
Существует еще множество документов, которые тоже должны быть на предприятии, например положение о командировках – если сотрудники отправляются в командировки, положение о ненормированном рабочем дне – если у работников он есть, а также документы по воинскому учету граждан и т.д. Но это уже более специфические документы. Некоторые особенности кадрового учета Вышеприведенный список документов желательно подготовить, хранить и соответствующим образом вести. Однако чтобы облегчить себе исполнение обязанностей по ведению кадрового учета есть несколько моментов, которые тоже надо учитывать. Первое. Если индивидуальный предприниматель впервые принимает сотрудника на работу, то ему в отличие от юридического лица необходимо зарегистрироваться в своих территориальных органах Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования в качестве работодателя.
Шаг 4. Назначение ответственного за трудовые книжки
За хранение трудовых книжек (если на предприятии есть сотрудники, не перешедшие на ЭТК) кто-то должен отвечать, ему же предстоит отслеживать их движение, вести их, готовить отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р. Такая обязанность фиксируется в должностной инструкции уполномоченного сотрудника и трудовом договоре с ним. Если штат небольшой, то ни к чему назначать отдельного человека, с этим справится и основной кадровик по совместительству (при согласии).
Когда вы пришли в уже работающую фирму, проверьте книжки, бланки, вкладыши и приходно-расходную книгу по их учету. Посмотрите, чтобы оформление было правильным:
- страницы пронумерованы и прошнурованы;
- в конце журнала стоит пломба (сургуч) и подпись руководителя.
Хранится книга у кадровика, а сами трудовые книжки — в несгораемом шкафу или сейфе.
- Постановка кадрового делопроизводства с нуля начинается с назначения кадровика и подготовки базовой кадровой документации.
- Под каждую ситуацию (прием, увольнение, перевод, отпуск, декрет и т. д.) нужно заранее разработать пакет кадровых документов.
- Положения (внутренний распорядок, оплата труда, депремирование, дисциплинарные взыскания, инструктаж и т. д.) должны быть созданы еще до того, как возникнет спорный момент с работником.
- Наименование фирмы, перечень уполномоченных на подпись лиц и сроки их назначения нужно сверять с уставом организации.
- За некорректное ведение кадрового учета отвественных лиц и компанию могут наказать.
«Горячие» новости для кадровиков на самоизоляции.
- Можно ли принять работника на работу в нерабочие дни?
Для заключения трудовых договоров в нерабочие дни, которые объявлены на период самоизоляции, никаких ограничений нет. Именно такое пояснение дали в Роструде. На нерабочий день может приходиться и дата начала работы. А вот как оформить такое трудоустройство? На это вопрос в Роструде не дали пока четкого ответа. Позиция первая: текущая ситуация не отменяет общих требований к порядку трудоустройства, установленного трудовым кодексом. Позиция вторая: в условиях пандемии возможно оформлять трудовые отношения путем обмена электронными образцами документов с последующим их оформлением в установленном порядке.
- Выдавать ли в нерабочие дни документы по требованию работника?
Работодатель в обычных условиях обязан по письменному заявлению работника не позднее чем через 3 рабочих дня выдать работнику трудовую книжку и другие кадровые документы. Но ведь формально с 30 марта рабочих дней нет. В Роструде пояснили, что обязанность по выдаче документов, связанных с работой, зависит от того, продолжает ли организация свою деятельность. Если организация продолжает работать, выдать работнику копии документов необходимо.
- Сокращены сроки подачи сведений в ПФР о принятии на работу или увольнении.
Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?
В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».
При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Возникает противоречие. Как правильнее поступить?
Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.
По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».
Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».
«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.
При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».
При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.
Трудовые книжки. Заверение записей об увольнении.
При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш Как получить трудовую книжку впервые? Часто граждане интересуются, где завести трудовую книжку? Это можно сделать при первом трудоустройстве. Работодатель обязан оформить сотруднику данный документ при его фактическом отсутствии. Как правило он обращается к работодателю с заявлением. Образец заявления скачать В заявлении указывается причина отсутствия документа (не работал ранее). Не все знают, с какого возраста можно завести трудовую книжку. Она оформляется с момента, когда гражданин начинает официально работать. Как правило, на работу принимаются люди, достигшие возраста 16 лет. Но, согласно статье 63 ТК РФ, трудоустроиться могут дети младше этого возраста. Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Хранение трудовых книжек Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме. По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.
Если в вашей организации нет отдельной должности кадровика, то запись в трудовую книжку будет делать лицо, ответственное за хранение и ведение трудовых книжек. Например, это может быть главный бухгалтер, бухгалтер, директор, финансовый директор, офис-менеджер. В любом случае, лицо назначается приказом руководителя компании.
Напомним, что в п.36 Правил упоминаются случаи, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки.
Если нет кадровика, то запись делает сотрудник ответственный за ведение кадрового производства на предприятии. Это может быть и секретарь или делопроизводитель.
Традиционно подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, оформляется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)».
Во-вторых, она необходима работодателю, ведь только так он может убедиться в наличии того или иного опыта работы кандидата на вакантную должность и ему не нужно будет проверять огромное количество документов, свидетельствующих о предыдущей трудовой деятельности кандидата.
Законодательство прямо не указывает, кто должен вносить записи об увольнении в трудовую книжку сотрудника, на которого возложена обязанность по ведению трудовых книжек.
Однако существует несколько вариантов развития событий, при которых возникает необходимость в том, чтобы обзавестись новым документом. Это может быть:
- потеря трудовой книжки;
- желание скрыть информацию о предыдущей работе от нового работодателя;
- переезд на новое место жительства, когда документы оставлены на прежнем месте работы.
Приказы. Государственные организации
В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:
-
ГОСТ Р 7.0.97-2016
-
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
-
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
-
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Принимаем кадровые дела: что необходимо знать новичку
В идеале нужно провести полноценную процедуру приема-передачи дел от бывшего работника, но это происходит очень редко. Даже в крупных организациях кадровые документы не всегда передаются по акту. Еще хуже, если новый работник вообще не имеет возможности пообщаться с прежним кадровиком и вынужден буквально разыскивать кадровую документацию компании.
Поэтому в первый день нужно собрать все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год, составить их опись на дату вашего первого рабочего дня. Опись можно оформить в виде таблицы (см. пример).
Недочеты, допущенные прежним работником кадровой службы, конечно, нужно исправлять, ведь они могут стать причиной административного взыскания. Но исправлять можно по-разному.
Нельзя задним числом оформлять документы, которые должен был сделать, но не сделал ваш предшественник — это фальсификация. В большинстве случаев можно оформить нужные бумаги с обратной силой действия во времени.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 7, 2018.
После того, как в компании принимается решение о переводе сотрудников на удаленный формат работы, кадровики набирают полные легкие воздуха и начинают работать-работать и еще раз работать. Чтобы отправить сотрудника на удаленку с соблюдением трудового законодательства, нужно оформить несколько документов. Но для начала нужно определиться, кого именно компания будет переводить на удаленную работу, составить поименный список таких сотрудников и начать готовить всю необходимую документацию.
При обычном переводе сотрудника на удаленку необходимо внести изменения в трудовой договор. Однако в условиях пандемии эта процедура – роскошь, так как она требует времени и больших трудозатрат. В текущей ситуации, как правило, работодатель получает согласие работника о переходе на удаленку, а затем заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.
Параллельно нужно подготовить приказ об удаленной работе по компании, в котором надо указать причины такого решения и сроки работы в удаленном формате. В текущей ситуации причина — чрезвычайные меры по противодействию коронавирусной инфекции, а в качестве конечного срока можно указать не конкретную дату, а использовать формулировку — до окончания действия чрезвычайных противоэпидемиологических мер на территории России или субъекта федерации.
Итак, с каждым работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переходе на дистанционную работу. Данное соглашение является обязательным, подробности прописаны в главе ТК, в статье о регулировании труда дистанционных работников. Что нужно прописать в данном документе:
- дата перевода на дистанционный формат работы,
- рабочее место сотрудника с указанием адреса,
- средства связи и способ обмена данными,
- способы отчетности,
- передаваемые для работы материальные ценности,
- возмещение работодателем средств работника,
- затраченных на мобильную связь и интернет;
- требования по защите данных.
Допсоглашение может быть дополнено ЛНА (локальными нормативными актами), в которых работодатель может прописать правила дистанционной работы.
Утвержденный текст соглашения подписывается двумя сторонами. У каждой из сторон остается по одному экземпляру. После этого издается приказ о переводе сотрудника на удаленную работу. Приказ подготавливают в произвольной форме на бланке компании или с указанием ее основных реквизитов.
Какие новые документы потребуется оформить в условиях пандемии:
- приказ о введении режима повышенной готовности,
- приказ о переходе на дистанционный формат работы в связи с коронавирусом,
- инструкция по профилактике коронавирусной инфекции,
- согласия работника о переходе на удаленку,
- допсоглашение к трудовому договору,
- приказ о переводе на удаленную работу сотрудника,
- локальный нормативные акты о неразглашении коммерческой информации и защите данных..
Для организации кадрового делопроизводства удаленно прежде всего кадровик должен быть обеспечен техникой, необходимым ПО и устойчивым интернет-соединением.
При переводе сотрудника по кадрам на дистанционную работу необходимо, чтобы была обеспечена безопасность персональных данных работников. Необходимо внести соответствующие правки в локальные нормативные акты.
Оформление приема сотрудников на работу, переводов, отпусков, больничных может вестись удаленно путем обмена электронными документами.
Что нужно сделать кадровику на новом месте работы
Отвечая на вопрос о том, кто делает запись в трудовой книжке, нужно отметить наиболее распространенные ошибки. Они могут стать причиной существенных проблем, вплоть до признания записи недействительной, а значит, и списания стажа. Решить такие проблемы конечно, можно, но это может потребовать много сил, времени и денег.
Наиболее распространенная ошибка заключается в том, что кадровый работник, главный бухгалтер либо сам директор компании при внесении записи использует сокращения. Такая запись считается недействительной, поскольку в правилах ведения и оформления трудовых книжек Российской Федерации и в Трудовом кодексе это строго запрещается. Именно поэтому при ознакомлении с записью, работник должен обратить внимание на данный нюанс и поставить работодателя в известность.
Очень часто кадровики неправильно толкуют требования о точности внесения информации в трудовую книжку. Каждая запись в трудовой документ должна вноситься на основании приказа. И хотя инструкция ведения трудовых книжек требует точности отображения данных из приказа, оттуда нужно брать исключительно самую важную информацию. В отличие от приказа, запись в трудовой должна содержать информацию о том, куда, кем и когда человек был принят на работу. Все остальные подробности нужно опускать, поскольку это также может стать причиной признания записи недействительной.
Частично решить проблему работодателю поможет использование специального штампа, оттиск которого может полностью заменять наименование организации и его сокращение, что может служить заменой ручному внесению. Также есть возможность исправить ошибку, признав запись недействительной и добавив в трудовую новую информацию с новым порядковым номером. Делается это в соответствии с требованиями о признании записи недействительной, которые полностью описаны в Трудовом кодексе РФ и Правилах ведения и оформления трудовых книжек.
Назначаем ответственного за ведение воинского учета
Полезная информация на тему: «Кто заполняет трудовую книжку, если нет кадровика»с комментариями спецалистов.
Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).
Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 «Об утверждении Основных положений о вахтовом методе организации работ» (до 01.01.2022 действуют Временные правила работы вахтовым методом, утв.
Любая проверка начинается с запроса локальных нормативных актов. Чаще всего инспекторам интересны Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по охране труда, Положение о работе с персональными данными, Положение об оплате труда. Инспектору будет интересно, ознакомлены ли сотрудники с этими документами, поэтому важно вести Журнал ознакомления с ЛНА.
Любое предприятие, независимо от его формы собственности и организационно-правовой формы должно иметь определенный перечень документов по кадровому учету. При этом, как правило, указанный перечень документов не зависит от количества работников данного предприятия – будь то организация с двумя-тремя работниками или крупное предприятие, насчитывающее более ста человек. Данное требование к кадровому учету любого предприятия определено, прежде всего, в нормах Трудового кодекса Российской Федерации (от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ с изменениями от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г., 30 июня 2006 г. – далее по тексту – ТК РФ) Многие документы, такие, например, как правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, трудовой договор и др. определены в ТК РФ подробным образом, в том числе с указанием их существенных условий, порядка заключения. Другие документы просто упоминаются в статьях ТК РФ, но при этом, как правило, утверждены другими нормативными актами – это касается, прежде всего, основных приказов по личному составу, приказов об отпуске, командировке и т. д. Но есть и такие документы, которые практически не упоминаются в статьях ТК РФ, однако, несмотря на это являются не менее важными в кадровом учете предприятия, поскольку от их наличия зависит деятельность всего предприятия в целом – дисциплина труда, производительность труда. Речь идет, например, о таких документах, как, должностная инструкция, положение об оплате труда и стимулировании труда и др.
Ни в одном нормативном акте РФ не закреплен обязательный перечень документов по кадровому учету, который должен быть на том или ином предприятии. Однако любой кадровик обычно назовет перечень документов, которые способствуют не только организованному кадровому учету на предприятии, но и будут соответствовать требованиям любого поверяющего в случае проведения контрольных мероприятий органами по труду. Формирование указанного перечня документов обусловлено, прежде всего, практикой организации кадрового учета на предприятии, за время которой выработались те документы, которые не только прописаны в трудовом законодательстве, но и просто удобны и необходимы в жизни предприятия. Именно поэтому организовывать кадровый учет или его восстанавливать необходимо, прежде всего, с определения перечня документов, которые уже имеются на предприятии (если речь идет о действующем предприятии) и какие документы необходимо создать. А также необходимо определить есть ли необходимость в создании документов, наличие которых законодатель определяет на усмотрение самой организации.
Любые документы, изданные на предприятии, содержащие нормы трудового права, именуются локальными нормативными актами и соответственно, после их издания включаются в систему кадрового учета. В соответствии с ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее – локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. В случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).
Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.
В новой редакции ст. 12 ТК РФ, вступающей в силу с 02. 10. 2006 г. предусматриваются условия действия локальных нормативных актов во времени. Так, указывается, что локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.
Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с: истечением срока действия; отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом; вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).
Таким образом, создавая тот или иной документ по кадровому учету, который будет являться локальным нормативным актом, необходимо неукоснительно соблюдать нормы законодательства, а также иметь четкое представление о тех вопросах, которые могут быть определены самой организацией (работодателем) и тех, которые в императивном порядке определены законодателем.
Обобщая имеющуюся практику по кадровому учету, можно предложить следующий перечень документов по кадровому учету для предприятий малого бизнеса с небольшой численностью работников (как правило, до 50–70 человек):
1. Штатное расписание.
2. Правила внутреннего трудового распорядка.
3. Должностные инструкции на каждого работника.
4. Приказы по личному составу.
5. Приказы о поощрениях командировках, отпусках.
6. Приказы по основной деятельности предприятия.
7. Личная карточка на каждого работника.
8. Трудовой договор на каждого работника.
9. График отпусков.
10. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
11. Коллективный договор между работодателем и работниками.
12. Документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области.
В отдельных случаях по усмотрению руководителя предприятия с каждым из работников (или с отдельными из них) может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой (служебной) тайны.
С отдельными категориями работников, предусмотренными трудовым законодательством, (могут быть) должны быть заключены договора о материальной ответственности.
Глава 2. Прием на работу.
Итак, руководителем организации вынесено окончательное решение – принять кандидата на работу. Осталось, казалось бы, только формальности – отразить это решение на бумаге, и работнику уже можно приступать к работе. Но как показывает практика, оформление приема работника на работу является одним из основных моментов кадрового учета. От того, насколько правильно это будет сделано, зависят порой не только дальнейшие трудовые взаимоотношения между работодателем и работником, но и финансовое благополучие организации в целом и ее руководителя лично. Поскольку ответственность за неправильное оформление кадровых документов (а в случае оформления приема на работу исправить ошибки, как правило, либо уже невозможно, либо очень сложно) может быть возложена как на организацию, так и лично на руководителя.
Прежде всего, необходимо определиться – какие документы необходимо и возможно (с точки зрения закона) получить от будущего работника. Совокупность таких данных о работнике представляет собой персональные данные работника. Главой 14 ТК РФ установлены основные положения защиты персональных данных работника, гарантии и права работника при их обработке и хранении. В соответствии с требованиями указанной главы работодатель обязан не только разработать документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области, но и ознакомить под роспись каждого работника с указанным документом (п. 8 ст. 86 ТК РФ).
Следует обратить особое внимание, что 27 июля 2006 года был принят ФЗ РФ «О персональных данных» № 152 ФЗ, в соответствии со ст. 3 которого персональные данные – это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. В соответствии с указанным законом лицо, обрабатывающее персональные данные именуется оператор.
В соответствии с ст. 6 указанного Закона обработка персональных данных может осуществляться оператором с согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда такое согласие не требуется. Такие случаи предусмотрены в ч. 2 статьи и среди них можно назвать лишь некоторые. Так, в частности:
1) обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора;
2) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных.
С учетом вышеизложенного согласия работника на обработку его персональных данных в виде документов, которые в соответствии с ТК РФ работодатель требует при приеме на работу, не требуется.
С целью упрощения процедуры оформления кандидата на работу в организации обычно разрабатывается перечень необходимых документов, которые должен представить будущий работник при оформлении его на работу. Это позволяет не только не забыть, какие именно документы затребовать от кандидата, но и дает возможность будущему работнику подготовить необходимые документы или их копии.
Указанный перечень вручается работнику, и в день оформления на работу все необходимые документы, как правило, уже имеются. При составлении указанного перечня следует учитывать, что в ст. 65 ТК РФ установлен исчерпывающий перечень документов, предъявляемых при заключении договора. В их число включаются:
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Кроме того, указанной статьей установлен запрет требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
Однако, как правило, документов, предусмотренных настоящей статьей не всегда достаточно для оформления работника на работу, и работодателю требуются дополнительно некоторые другие документы, например свидетельство о постановке на налоговый учет с присвоением ИНН; в некоторых организациях предпочитают вклеивать в личную карточку фотографию работника; для бухгалтерии, как правило, требуется справка о доходах работника с предыдущего места работы. Как быть в таком случае? Один из вариантов решения указанной ситуации может быть следующий: закон запрещает требовать от лица, поступающего на работу документы, помимо вышеназванных, но при этом нигде не установлен запрет на то, чтобы предложить работнику представить дополнительные сведения или документы. Как правило, получив такое «предложение» лицо, поступающее на работу вряд ли будет ему противоречить. С учетом изложенного перечень документов, необходимых для приема на работу, который вручается будущему работнику, может выглядеть следующим образом:
Для оформления на работу, просим предъявить следующие документы:
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (в случае если трудовой договор заключается впервые или предусматривается работа по совместительству трудовая книжка не представляется);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.
Кроме того, предлагаем Вам представить следующие документы:
• копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• копию свидетельства о присвоении ИНН;
• копии документов воинского учета;
• копию документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний фотографию 3хЧ;
• копии свидетельства о рождении ребенка (при наличии детей до 14 лет);
• справку по форме 2-НДФЛ (в случае увольнения с предыдущего места работы в текущем году).
В случае заключения трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Кроме того, в соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Дополнительные документы при поступлении на работу требуются также, если работник принимается на работу в порядке перевода из другой организации. В этом случае, для того, чтобы оформить такой перевод от организации, принимающей работника на работу, требуется направить письмо в организацию, где работает работник, с просьбой уволить указанного работника в порядке перевода. В случае согласия организация, получившая указанное письмо, направляет ответ о том, что не возражает против увольнения указанного сотрудника в порядке перевода в данную организацию. Копии таких писем могут храниться в личном деле сотрудника для подтверждения оснований его приема на работу в порядке перевода из другой организации.
О том, как начальник отдела кадров научил проверять трудовые книжки
Напишите в заявлении, что оригинал документа утерян. Конечно, можно объяснить все как есть, а заодно и упрекнуть бывшего работодателя в том, что в свое время он проглядел непригодный документ, но разве от этого что-нибудь изменится? К тому же в Правилах ведения трудовых книжек ничего не сказано о том, как поступать в том случае, если запись о трудовом стаже сделана на бланке неустановленного образца*.
Мы бы и сами выписали вам дубликат, но по закону это положено делать только по последнему месту работы», — пояснил руководитель отдела кадров. Работник, утративший трудовую книжку, вправе получить ее дубликат по последнему месту работы в течение 15 дней со дня подачи заявления Работник последовал совету и вскоре принес дубликат трудовой книжки установленного образца, оформленный по всем правилам**.
Ошибка 7: нарушено правило «пять дней тишины»
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, который отработал у него свыше пяти дней, когда работа у данного работодателя является основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Зачастую специалисты кадровой службы спешат внести запись о приеме на работу работника в течение первых дней его работы. Но первые пять дней — так называемые «пять дней тишины», когда при приеме на работу работодатель по основному месту работы (как известно, по совместительству трудовые книжки не ведутся) принимает трудовую книжку от работника, учитывает ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, но в течение пяти дней никакие записи о приеме на работу не вносит.
На шестой, седьмой день нужно внести запись о приеме на работу. При этом в графе 2 раздела «Сведения о работе» надо указать именно дату приема на работу, а не дату внесения записи.