Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет компенсации при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.
Денежная компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
Компенсационное возмещение за неиспользованный отпуск — обязательная мера для всех работодателей без исключения, предусмотренная законодательством.
Сумма компенсации рассчитывается из суммы всех неиспользованных дней отдыха в течении года. Если же увольнение происходит в середине года, то сумма рассчитывается от всех прошлогодних отпусков и 14 дней от текущего года.
Учетом и подсчетом всех неиспользованных дней отдыха занимается бухгалтерия организации и работники кадровой службы.
Возможны такие ситуации, когда работник выходил на неполные рабочие дни во время отпуска и в итоге при увольнении у него накопилось 30,3 дней. На этот счет расчет суммы компенсации производится в порядке не дробных чисел, а округляется в пользу работника, в данном случае 31 день. Это правило прописано в Министерстве здравоохранения Российской Федерации.
Момент о неиспользованном отпуске при увольнении должен быть прописан в заявлении, то есть работник указывает намерен ли он использовать отпуск или нет. Момент о возмещении указывать не нужно. В случае, когда работник отказался от отпуска, работодатель должен начислить деньги за неиспользованный отдых сам в соответствии с трудовым кодексом.
Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск?
При компенсации за неиспользованный отпуск важно учесть точное количество дней. Сама процедура аналогична как при увольнении, так и без него.
Для расчета компенсации по неиспользованному отпуску, берется период равный 12 месяцем до начисления этой самой выплаты. Сумма за 1 год делится на 12 месяцев для вычисления средней зарплаты за годовой период. Далее это число и будет основанием для расчета отпускного возмещения, а именно число з/п за 1 день работы. В среднем срок основного отпуска колеблется от 28 до 31 дня. Постановлением установлено среднемесячное правило отсчета, а именно это число равно 29,3 дня.
Таким образом мы получаем такой пример расчета:
Компенсация = годовой доход/12 месяцев/29,3 дня * сумма дней отпуска, подлежащих возмещению.
Возможны ситуации, когда работник в течении года, который берется в расчет, отсутствовал (к примеру, болел). Такие условия способствуют более сложному расчету компенсации. Для этого сначала необходимо посчитать сумму дней в полных месяцах, а затем отдельно посчитать рабочие дни в неполных месяцах.
Такая формула будет выглядеть примерно так:
Компенсация = (29,3 дня * количество полных месяцев работы + сумма неполных рабочих дней) * сумма дней, подлежащих возмещению.
Порядок возмещения компенсации прописывается в листе расчета.
Когда компенсационное возмещение начисляется по причине увольнения работника, форма 2-НДФЛ, выдаваемая на руки при уходе сотрудника, помимо основной информации, содержит в себе данные о сумме компенсации.
Согласно Трудовому Кодексу РФ, вам, как работнику какой-либо организации, работодатель должен предоставить минимум 28 дней в году основного отпуска. Если у вас не возникло желание его использовать, возможен перенос отдыха на следующий год.
Работодатель не имеет право не предоставлять вам отдых более 2 лет. Это запрещено законом.
Неиспользованный отпуск всегда возможно заменить выплатой (компенсацией), но сумма положенных к ней дней колеблется в зависимости от того, увольняется работник или нет.
Для расчета положенной к выплате суммы, необходимо сложить все рабочие дни за прошедший год и высчитать среднюю зарплату, по которой будет видна сумма компенсации. Для того, чтобы получить деньги за не использованный отпуск, следует написать заявление начальнику организации.
Расчёт дней неиспользованного отпуска
На данном этапе нужно принять во внимание следующие данные:
- день расторжения трудового договора с работником;
- продолжительность отработки в текущем году;
- число дней отпуска, накопленные работником на дату увольнения.
Законодательно установлено, что проработавший не менее 11 месяцев работник имеет право на получение полную компенсации, соответствующей 28 календарным дням отпуска.
При стаже работы менее 11 месяцев, компенсация рассчитывается пропорционально отработанному периоду. Например при длительности работы в 6 месяцев, сотрудник получит компенсацию за 14 дней отпуска (6/12 х 28).
Формула расчёта количества дней неиспользованного отпуска:
ДНО = (ДО / 12) × ПОМ,
- ДО – длительность ежегодного отпуска;
- 12 — количество месяцев в году
- ПОМ – количество полностью отработанных месяцев в году.
Уплата налогов и сборов с суммы компенсации
Компенсация за отпуск относится к общей группе доходов, и поэтому с её суммы налоги и страховые взносы рассчитываются на общих основаниях:
- удерживается 13% НДФЛ (15%, если сумма дохода за период с начала года превысила 5 миллионов рублей);
- перечисляются все положенные страховые взносы (30% по стандартным ставкам и 15% по льготным).
Кто не имеет право на компенсацию?
Возможность получения денежной суммы за отпуск имеют только те лица, кто не использовал свое право на оплачиваемый отдых. Значит, если работник израсходовал все полагающиеся ему дни, то при уходе с работы в этой организации не может претендовать на компенсацию.
Следует отметить, что администрация работодателя обязана следить за режимом труда и отдыха своих сотрудников. Несоблюдение трудового законодательства влечет административное наказание ответственных лиц.
Сам же человек должен знать, что дни отпуска, которые не были израсходованы по любой причине в течение текущего года, могут быть взяты в другой период. Но он не может быть больше полутора лет. Если работник решит уволиться после того, как прошло больше полутора лет с момента возникновения права на очередной отпуск, то денежная компенсация за него не подлежит расчету. Он попросту сгорает.
Существует ряд случаев, когда эта выплата работнику не положена по Трудовому законодательству, а работодатель обязан предоставить и оформить отпуск. Это случай, когда:
- женщина выходит в декрет;
- на работу было принято лицо, не достигшее совершеннолетия;
- родители с маленькими детьми возраста до трех лет;
- лица, работающие в условиях, отнесенных к вредным и опасным.
Некоторые юридические лица предпочитают заключать с работниками гражданские договора. Тем самым они уходят от норм Трудового кодекса, а работники по таким соглашениям не могут претендовать на оплачиваемый отпуск и, как следствие, компенсацию.
Ответственность за невыплату компенсации
Каждый сотрудник организации, отработавший больше половины месяца, имеет право на получение компенсации за неиспользованный отпуск. Отметим, что оплачиваемый отпуск он заработает только спустя полгода. Но это не имеет отношение к компенсации, которая выплачивается при увольнении.
Если же трудовой договор расторгается, но при расчете эта выплата не фигурирует, то речь идет о нарушении работодателем законодательства. Это влечет за собой ответственность, предусмотренную КоАП РФ, и налагает следующие штрафные санкции:
- на организацию, предприятие и т.д – от 30 до 50 тысяч рублей;
- на индивидуального предпринимателя – от 1 до 5 тысячи рублей;
- на должностное лицо – штраф от 1 до 5 тысяч рублей или предупреждение.
При этом, выплатив штраф, работодатель обязан выдать работнику компенсацию за неиспользованный отпуск и компенсацию на задержку выплаты. Последняя рассчитывается по нормам Трудового кодекса РФ (статьи 136 и 236).
Расчет остатка отпуска, если его часть использована
Как посчитать остаток отпуска при увольнении, если работник уже успел использовать часть положенного ему отдыха? Очень просто: вычесть отгулянные дни из причитающегося ему общего количества.
Пример
В году, соответствующем увольнению, сотрудник отработал 10 месяцев 17 дней, при этом отгуляв 10 дней отпуска из 28 положенных. Излишек в 17 дней составляет более половины месяца, следовательно, засчитывается за полный месяц. Расчет остатка будет выглядеть следующим образом:
- (11 × 28) / 12 = 25,67 — общее количество дней отпуска, причитающихся за последний рабочий год;
- 25,67 – 10 = 15,67 — количество дней отпуска, положенных работнику к моменту увольнения.
Продолжительность отпуска
Количество отпускных дней в году, согласно Трудовому кодексу, составляет в общих случаях двадцать восемь календарных дней. По собственному желанию и по согласованию со служащими работодатель может увеличить это количество, если это не приведет к ухудшению условий труда. Такие изменения должны быть описаны во внутренних документах предприятия: обязательно в Коллективном договоре и Правилах внутреннего трудового распорядка, если в организации есть Положение об отпусках, то и там тоже обязательно.
Каждый работник должен знать, сколько отпускных дней в году ему полагается, и понимать принцип начисления отпускных выплат. Не только потому, что бухгалтер или работник расчетного отдела может допустить ошибку – а чем быстрее ее обнаружат, тем легче будет исправить, – но и потому что точное знание о собственных финансах и свободном времени поможет избежать излишних разочарований, а довольный работник – это хорошо и для производства.
Ситуации, в которых положены компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск при увольнении
Право использовать две отпускные недели появляется у работника спустя полгода исполнения рабочих обязанностей на конкретном субъекте хозяйствования. Положенные по закону 28 дней (или более – для определенных профессий) становятся доступными для служащего спустя год осуществления трудовой деятельности.
Законодательно установлено, что отсутствие у подчиненного отпуска незаконно. Так, если работник не использует отпуск более двух лет, руководство предприятия будет привлечено к ответственности.
Наличие неиспользованных дней отдыха может возникнуть вследствие:
- заболевания подчиненного (при условии, что больничный лист был соответствующе оформлен, пока субъект пребывал в отпуске);
- исполнения сотрудником государственных обязанностей, осуществление которых подразумевает отгул;
- отзыва из отпуска сотрудника, основанного на его согласии;
- иных случаев.
В процессе составления на предприятии графика отпусков, каждый субъект обязан согласовать период своего отдыха с начальством, чтобы максимально предупредить возникновение подобных накладок.
Порядок расчета неиспользованных дней отпуска при увольнении сотрудника
Чтобы иметь возможность корректно рассчитать количество дней, за которые субъекту предполагается компенсация, требуется учитывать такие параметры:
- число лет, отработанных на текущем предприятии;
- число дней неотгулянного отпуска на дату ухода, если таковые имеются;
- временные отрезки, не включающиеся в трудовой и страховой стаж.
Неотгулянные дни отдыха исчисляются за весь период работы служащего на предприятии. То есть время, за которое производится расчет, измеряется в годах.
Основываясь на ст. 121 ТК РФ, бухгалтером должны высчитываться полные месяцы осуществляемой увольняющимся трудовой деятельности, составляющие стаж.
Далее из него необходимо вычесть:
- период бесплатного отпуска, если он продолжался более двух недель;
- временной промежуток по уходу за маленьким ребенком возрастом до 3 лет;
- периоды отсутствия субъекта на рабочем месте без предоставления объяснительных и/или наличия уважительных причин;
- периоды исполнения обязанностей по гражданско-правовому соглашению.
Если за сотрудником, на момент ухода из организации, числится частично отработанный месяц, то:
- если работник проработал менее 15 дней, включая имеющиеся выходные, период не принимается во внимание;
- если работник проработал более 15 дней, включая выходные дни, во внимание принимается полный месяц.
По факту определения количества целых отработанных месяцев требуется исчислить те дни, за которые рассчитываются компенсационные выплаты. Для этого существует два метода:
- 28/12 = 2,33. Так рассчитывается возмещение за каждый месяц в году. Затем получившееся значение (2,33) необходимо умножить на количество отработанных лицом месяцев.
- Законные дни ежегодного отдыха (28) умножаются на число полных месяцев, отработанных субъектом, после чего полученный результат делится на 12.
Алгоритм расчета компенсации полностью
По порядку действий исчисление выглядит так:
- рассчитывают стаж (ст. 121 ТК);
- за каждый месяц полагается 2,33 дн. отпуска (письмо №5921-ТЗ, Роструд). Указанную цифру умножают на стаж – на отработанные фактически месяцы. При этом учитывают округление (выше мы описали, как это делают);
- от полученного отнимают отгулянное время (в днях).
Применяют 2 варианта формул. Рассмотрим их в таблице:
| Способ | Уравнение | Когда лучше использовать |
| 1 | Отработанное (в мес.) умножают на 2,33, и от полученного отнимают то, что было использовано. | Полученная цифра округляется в сторону возрастания, то есть, на пользу работника.
Зачастую используется бухгалтерами. |
| 2 | Отработанное (в мес.) за год умножается на длительность предусмотренных законом за год дней отпусков. Полученное разделают на 12. | Используется в судебных процессах, так как гарантирует получение более точного результата (определение Санкт-Петербургского суда от 13.02.14-го №33-2064/14). |
Отчисляют ли НДФЛ с компенсации за невзятые отпуска при увольнении
С денежной замены невзятых отпусков НДФЛ отчисляют всегда (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК). Эту подать отчисляют не позднее следующего дня после ее перечисления увольняющемуся (п. 6 ст. 226 НК). Ставка для нее – 13 и 30% (для резидентов/нерезидентов РФ).
Деньги за не взятый отдых, получаемые гражданином, не являются оплатой трудовых обязанностей, а поэтому отображаются датой, которой они были перечислены по факту (п. 1 ст. 223 НК).
Информацию по этому налогу вписывают по нарастающему порядку в Разд. 1 и 2 в форме 6 НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Справкой 2-НДФЛ отражают этот параметр, используя код 2013 согласно письма ФНС № ММВ-7-11/820@. Выплаченное отображают формой 6-НДФЛ за период до увольнения гражданина, а в 2-НДФЛ эти данные вносят когда оформляют и сдают годовые отчеты после этой процедуры.
Работодатель обязан по запросу увольняемого дать ему 2-НДФЛ в 3-дневный срок после обращения, впрочем, это касается и любых других справок. Ни при каких обстоятельствах он не вправе отказывать в этом (ст. 62 ТК). Указанную справку также часто дают по умолчанию при расчете, так как она требуется для множества ведомств, в которые предположительно будет обращаться уволенный (органы занятости и соцзащиты, налоговые, финансово-кредитные учреждения при взятии кредитов и пр.) Этот документ отображает величину полученных доходов.
Причины появления неиспользованных отпусков
В каждой организации разрабатывается график отпусков на будущий год. Его утверждает руководитель, согласовав с представителем профсоюза, если он есть. Несмотря на график отпусков, нередки ситуации, когда сотрудник не имеет возможности воспользоваться днями для отдыха, предоставляемыми ему каждый год. В соответствии со ст. 124 ТК РФ, отпускные могут переноситься по следующим причинам:
- болезнь во время отдыха – при предъявлении справки о временной нетрудоспособности дни отпуска могут продлеваться сразу или переноситься по заявлению трудящегося на другой удобный для него период;
- выполнение государственных обязанностей, перенести которые не представляется возможным на другой период;
- вызов на работу для срочного выполнения должностных обязанностей. В данном случае отсутствие определенного сотрудника может отрицательно отразиться на производственном процессе;
- неначисление положенных отпускных или если трудящийся был предупрежден о начале отдыха, но менее чем за четырнадцать дней, в таком случае он имеет полное право отказаться от отпуска.
При этом действующее законодательство не позволяет не предоставлять ежегодные отпускные дни больше двух лет подряд. Также отзыв из отпуска ранее окончания его срока запрещается для таких категорий граждан как:
- несовершеннолетние;
- беременные;
- трудящиеся, занятые на вредном производстве.
Подсчитываем неизрасходованные отпускные дни
Выполняя расчет компенсации отпускных, прежде всего следует посчитать, сколько дней отпуска не израсходовано за весь срок работы трудящегося. Важно не допускать ошибок в расчётах, поскольку месяц или даже один день неоплаченных работодателем отпускных может вызвать неблагоприятные последствия и судебные разбирательства.
Итак, рассчитывать количество дней нужно по такому алгоритму:
- определяем весь расчетный период, т.е. сколько дней трудился увольняемый сотрудник. Здесь необходимо принимать во внимание исключительно дни, месяцы и годы, которые позволяли трудящемуся брать отпускные – это весь период, по которому осуществлялась работа по трудовому соглашению до увольнения;
- не целиком отработанные месяцы следует округлить до полных с учетом рекомендаций Минтруда. Если за месяц сотрудником отработано 15 к.н. дней и больше, то их нужно учитывать, как весь отработанный месячный период. В случае, когда трудящийся проработал менее 15 дней, тогда месяц не учитывается;
- важно помнить, что если трудящийся отработал в организации 10,5 или 11 месяцев, не оформляя отпуск, то компенсационные выплаты ему полагается выдать полностью. То есть наниматель обязан компенсировать 28 основных дней для начисления отпускных. Но если использовался отпуск, то в выплату компенсации включают только остаток;
- в расчет отпускных включаются все виды отпусков, которые полагались увольняемому гражданину по Трудовому кодексу России, коллективному и трудовому договорам. Необходимо обратить внимание, что существуют определённые категории трудящихся, которым законом предоставляются дополнительные дни отпуска, назначаемые при определённых жизненных ситуациях. Проверьте, не входит ли увольняемый в льготную категорию;
- в случае наличия основания и непредоставления дней отдыха, компенсировать неиспользованный отпуск следует в полном объёме. Когда отработанный срок составил меньше одиннадцати месяцев или если работник воспользовался полагающимися отпускными, то число дней для компенсационных начислений необходимо рассчитывать по такой формуле:
- общая длительность очередного отпуска за год, состоящая из основного и дополнительных / 12 мес. * число отработанных месяцев по факту;
- из получившегося количества отнимаем отгулянные дни отпуска, предоставленные трудящемуся ранее.
Нужно обратить внимание на особенность округления при расчете дней отпуска. Если получаются дробные числа, то их нужно округлять в большую сторону.
Рассмотрим пример расчета отпускных увольняемого трудящегося. Предположим, сотрудник начал свою трудовую деятельность в данной организации с 1 сентября 2018 г. Колдоговор компании предусматривает предоставление ежегодного отпуска – 28 дней и четыре дополнительных дня за ненормированный труд. Трудящийся принял решение увольняться 20 марта 2019 г. Отпускные ему не предоставлялись. Выполним расчет компенсационной выплаты:
- определим количество отработанного периода: с 01.09.2018 по 28.02.2019 – 6 целых месяцев. В марте увольняемый отработал неполный месячный срок, но больше 15 к.н. дней, поэтому этот месяц можно посчитать, как полностью отработанный. В результате отработано 7 полных месяцев;
- выполним расчёт общей длительности отпускных:
- 28 дн. + 4 дн. = 32 дн.;
- вычислим дни для компенсационной выплаты:
- 32 / 12*7 = 18,7 дней.
Здесь нужно значение округлить до целого числа, т.е. работодатель обязан оплачивать 19 дн. компенсационной выплаты при увольнении.
Как рассчитывать компенсации за неизрасходованный отпуск при расчете с работы?
После расчета неиспользованных дней очередного отпуска и среднедневной зарплаты может быть посчитана компенсация отпуска за месяц или за всю деятельность на данном предприятии. Для этого примените такую формулу:
- неотгулянные дни отпуска * среднедневная зарплата
Эта формула является основной и чаще всего используется при подсчете компенсационных выплат при увольнении. Однако встречаются нестандартные случаи, где расчет производится по иным формулам.
Например, некоторым трудящимся, согласно норм ТК России, отпускные предоставляются в рабочих днях. К этой категории относятся работники, с которыми заключаются трудовые договоры на период до 2-х месяцев, и сезонные трудящиеся. Для этих сотрудников расчет компенсационных выплат при увольнении производится так же, как и в случае с рабочими днями по календарю. Т.е., как произведение числа не истраченных дней отпуска и среднедневной зарплаты.
Но в этой ситуации другой расчет дней неотгулянного отпуска определяется по формуле:
- число месяцев, которые отработаны у данного работодателя * 2 рабочих дня – израсходованные дни отпуска за время деятельности у этого нанимателя.